Réunions annuelles conjointes de la Société d’entomologie du Canada

Auteurs : C. MacQuarrie, B Riel.

Préambule

La rédaction de ce code de conduite a été initiée en 2018 à la demande du conseil exécutif de la Société d’entomologie du Canada (SEC) et du Président de la SEC à l’époque, Patrice Bouchard. Ce code de conduite a été développé après la révision du code de conduite publié par la Société canadienne d’écologie et d’évolution, l’union américaine de géophysique, l’Association américaine pour l’avancement de la science, la Société d’entomologie d’Amérique et le Congrès international de conservation marine.

Ce code de conduite sera utilisé à toutes les réunions de la SEC, incluant les réunions annuelles conjointes avec une société d’entomologie régionale affiliée et toute autre réunion que la SEC pourrait organiser ou appuyer. Pour les réunions coorganisées par des sociétés non affiliées, ce code de conduite sert de document de référence ou de modèle pour un code de conduite conjoint à être développé par la SEC en collaboration avec la société non-affiliée qui organise la réunion. Si les organisateurs d’une telle réunion ne développent pas de code de conduite, le présent code de conduite sera utilisé.

Histoire

La première ébauche de ce document a été révisée par Staffan Lindgren et Joanna Konopka en octobre 2018. Le conseil d’administration de la SEC a révisé une ébauche de ce code de conduite à une réunion tenue en novembre 2018. Cette version a été rédigée le 12 décembre 2018 et a été approuvée en principe par le CA en avril 2019. Elle a été révisée par l’avocat de la SEC et des modifications mineures ont par la suite été apportées. La version finale a été approuvée par le CA de la SEC le 21 avril 2020 pour utilisation dans des réunions futures de la SEC.

Code de conduite des réunions de la Société d’entomologie du Canada

[Date d’adoption du code : 21 avril 2020]

Note : En cas de divergence entre les deux versions, la version anglaise prévaut.

Ce code de conduite s’applique à toutes les réunions et à tous les événements de la Société d’entomologie du Canada (SEC).

En assistant à toute réunion ou à tout événement de la SEC, vous acceptez de respecter ce code de conduite. Ce code s’applique à tous les participants, incluant, mais ne se limitant pas à : l’assistance, les conférenciers, les invités, le personnel, les fournisseurs de service, les vendeurs et les commanditaires.

Auteurs

Tous les auteurs énumérés sur une présentation ou un résumé doivent être en accord avec toute l’information contenue dans la présentation. Dans le cas contraire, la présentation sera retirée.

La soumission d’une présentation à une réunion annuelle conjointe de la SEC indique l’intention d’un des auteurs de la liste d’assister à la réunion. Des annulations répétées ou consécutives à la dernière minute pourraient amener le refus de soumissions futures.

Photographie

La SEC demande qu’il n’y ait pas de photographie ou de vidéographie des présentations ou affiches sans la permission explicite du présentateur.

Comportements attendus

• Traitez tous les autres participants avec gentillesse, respect et considération.
• Communiquez ouvertement et avec respect avec les autres, et dans la langue de votre choix.
• Les attaques personnelles ne sont pas acceptables. On peut critiquer les idées, mais pas les personnes.
• Prévenez les organisateurs ou le personnel de la réunion si vous observez une situation dangereuse ou quelqu’un en détresse.
• Respectez les règles et les politiques du site.

Comportements inacceptables

Les comportements violents ou discriminatoires ou le harcèlement sous quelque forme que ce soit ne seront pas tolérés. Par harcèlement, on entend le fait de tenir des propos ou d’adopter un comportement vexatoire à l’encontre d’une autre personne, qu’on sait ou qu’on devrait raisonnablement savoir qu’ils sont importuns. Notez qu’il est possible qu’un seul incident, s’il est suffisamment grave, constitue un harcèlement. Le harcèlement inclut, mais ne se limite pas à : des gestes ou commentaires offensants (verbalement ou par écrit) liés à la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, les croyances, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’expression de genre, l’âge, le statut marital, le statut familial ou l’invalidité; l’intimidation délibérée; la prise de photographie ou les enregistrements non désirés; la perturbation soutenue des présentations et événements; ou toute forme d’attention non désirée, incluant des contacts physiques. Les participants auxquels sera demandé de cesser les comportements de harcèlement devront s’y conformer immédiatement.

D’autres exemples de comportements inacceptables incluent :

• Des abus physiques ou verbaux de tout participant.
• L’utilisation d’images sexuelles ou discriminatoires dans des endroits publics ou des présentations.
• Des comportements d’intimidation.
• Des représailles en cas de dénonciation de comportements inacceptables.

Menace grave et immédiate à la sécurité personnelle ou publique

Toute personne qui subit ou est témoin d’un comportement qui constitue une menace immédiate pour la sécurité personnelle ou publique doit contacter les forces de l’ordre locales (en appelant le 911) et avertir immédiatement la sécurité du lieu.

Signaler un comportement inacceptable

Si vous faites l’objet d’un comportement inacceptable ou si vous avez été témoin d’un tel comportement, veuillez en informer immédiatement un défenseur du code de conduite. Les défenseurs du code de conduite porteront une identification afin de vous aider à les identifier.

Les notifications peuvent se faire sur place ou en envoyant un courriel à [adresse courriel de notification¹] ou en téléphonant au [numéro de téléphone[1]].

Les signalements ne doivent jamais être faits par le biais des médias sociaux afin de protéger la confidentialité et l’équité du processus de signalement et de garantir que les signalements sont reçus dans des délais rapides.

Indépendamment du fait qu’une notification soit faite, vous êtes encouragés à documenter par écrit le comportement inacceptable dès que possible au cas où une enquête plus approfondie serait nécessaire.

Enquête de la SEC et réponse aux plaintes

Les enquêtes sur les comportements inacceptables présumés en vertu du présent code de conduite relèvent de la responsabilité d’une personne ou d’un comité nommé par le conseil d’administration de la SEC.

La personne chargée de mener l’enquête peut être interne ou externe à l’organisation. L’enquêteur interrogera et recueillera des documents auprès de la personne qui aurait subi la violence ou le harcèlement, du ou des harceleurs présumés et de tout autre témoin pertinent.

Les informations fournies sur un incident ou une plainte ne seront pas divulguées, sauf si cela est nécessaire pour enquêter sur la plainte ou l’incident, pour prendre des mesures correctives ou si la loi l’exige. Pendant la durée de l’enquête, la personne qui aurait subi un harcèlement, le ou les harceleurs présumés et les témoins éventuels ne doivent pas discuter de l’incident ou de la plainte ou de l’enquête entre eux ou avec d’autres membres de la SEC, sauf si cela est nécessaire pour obtenir des conseils sur leurs droits.

En fonction de la gravité du ou des incidents présumés, la SEC peut imposer des mesures provisoires pour garantir la santé et la sécurité de ses membres, de son personnel et de ses bénévoles, y compris, mais sans s’y limiter, la suspension de l’emploi rémunéré ou la suspension des fonctions au sein du conseil d’administration ou des comités, en attendant l’achèvement d’une enquête.

À l’issue de l’enquête, le conseil d’administration de la SEC décidera s’il y a eu violence ou harcèlement et rendra compte de ses conclusions, y compris de toute mesure corrective qui sera prise, à la personne qui aurait subi la violence ou le harcèlement et à l’auteur présumé du harcèlement.

En plus de toute mesure provisoire prise, les contrevenants au présent code de conduite recevront un résumé écrit des mesures prises en réponse à une enquête ou à un rapport d’incident.

Le conseil d’administration de la SEC est responsable de la mise en œuvre de toutes les réponses et sanctions qui peuvent résulter de l’examen d’une plainte.

La SEC conservera tous les dossiers relatifs à l’enquête pendant au moins un an à compter de sa conclusion.

Conséquences

La SEC se réserve le droit de retirer une personne de toute réunion sans avertissement ni remboursement, d’interdire sa participation à des réunions futures et de suspendre ou d’annuler son adhésion à la SEC pour non-respect du présent code de conduite.

[1] Il s’agit d’une version générique du code qui sera utilisée lors de toutes les réunions de la SEC. Pour chaque réunion, ces coordonnées génériques seront remplacées par les coordonnées de notification spécifiques à la réunion.

Cliquez ici pour télécharger le Code de conduite des réunions et tous les documents pertinents.